Poniżej znajdziesz odpowiedzi na listę najczęstszych pytań odnośnie kwestii związanych z wprowadzeniem RODO. Jeśli nie znajdziesz odpowiedzi na swoje pytanie, skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta.

RODO – co oznacza ten skrót?

RODO to skrót, który można rozwinąć jako: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony danych osób fizycznych w związku z ich przetwarzaniem i w sprawie swobodnego przepływu danych osobowych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (rozporządzenie ogólne o ochronie danych), który zastępuje dotychczasową dyrektywę 95/46/WE z 1995 r.

W dokumentach anglojęzycznych RODO określane może być skrótem GDPR, od angielskiej nazwy: General Data Protection Regulation.

Czym są dane osobowe?

Używany w poniższym artykule termin “dane osobowe” oznacza m.in. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (czyli osobie, której dane dotyczą).

Natomiast określenia “możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna” to osoba, którą na podstawie posiadanych danych można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden, bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Szczegółowa definicja danych osobowych znajduje się w art. 4 pkt 1 GDPR (General Data Protection Regulation).

Przepis znajdujący się w art. 4 pkt 1 GDPR wskazuje, że możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatorów takich jak:

  • imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy;
  • jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Definicja została rozbudowana w porównaniu z definicją zawartą w UODO (art. 6 ust. 1 i 2). Prawodawca wprost wskazał, że dane o lokalizacji, identyfikator internetowy i informacja genetyczna to czynniki, które należy traktować jako umożliwiające identyfikację.

Zgodnie z motywem 26 GDPR:

  • aby stwierdzić, czy dana osoba fizyczna jest możliwa do zidentyfikowania, należy wziąć pod uwagę wszelkie rozsądne prawdopodobne sposoby (w tym wyodrębnienie wpisów dotyczących tej samej osoby), w stosunku, do których istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, iż zostaną wykorzystane przez administratora lub inną osobę w celu bezpośredniego lub pośredniego zidentyfikowania osoby fizycznej.

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych to sformułowanie oznaczające jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, np.:

  • zbieranie danych,
  • przechowywanie danych,
  • usuwanie danych,
  • opracowywanie danych,
  • udostępnianie danych.

Kim jest administrator danych osobowych (skrót ADO)?

Status administratora danych osobowych (ADO) może mieć każdy podmiot. W szczególności może to być osoba fizyczna, prawna, organ publiczny, jednostka organizacyjna lub inny podmiot nieposiadający osobowości prawnej.

Termin „administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi osobami lub podmiotami ustala cele, sposoby i metody przetwarzania danych osobowych.

Jeżeli cele i sposoby przetwarzania danych osobowych są określone w prawie Unii Europejskiej lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii Europejskiej lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone w obowiązującym prawie konkretne kryteria wyznaczania administratora danych osobowych.

Czym jest podmiot przetwarzający (procesor)?

Podmiot przetwarzający (tzw. procesor) to podmiot, któremu administrator danych osobowych może powierzyć proces przetwarzania danych. Administrator danych osobowych (skrót ADO) może powierzyć przetwarzanie danych osobie fizycznej lub prawnej, organowi publicznemu, jednostce organizacyjnej lub innemu podmiotowi, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.

Podmiot (procesor) przetwarzający dane osobowe nie decyduje o celach (po co?) i sposobach (jak?) przetwarzania danych. Działa natomiast na podstawie umowy z administratorem danych. Oznacza to, że ustaleniem celów, sposobów i metod przetwarzania danych osobowych zajmuje się administrator danych osobowych, natomiast podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe za pomocą sposobów i metod ustalonych przez ADO.

Jeżeli administrator chce powierzyć przetwarzanie danych w jego imieniu innemu podmiotowi, to może w tym celu korzystać wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających (procesorów), które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi GDPR i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

Co to jest powierzenie danych osobowych do przetwarzania?

RODO bardzo szczegółowo reguluje instytucję powierzenia przetwarzania danych osobowych, pozycję procesora (czyli podmiotu przetwarzającego) oraz relacje między tymi podmiotami.

Administrator Danych Osobowych (ADO) nie musi samodzielnie przetwarzać danych osobowych. ADO może przekazać dane osobowe do przetwarzania innemu podmiotowi (tzw. procesorowi).

Podmiotem, któremu ADO może powierzyć przetwarzanie danych osobowych może być zarówno osoba fizyczna jak i prawna, organ publiczny, jednostka organizacyjna lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, np.:

  • możesz przekazać prowadzenie ksiąg rachunkowych do biura rachunkowego,
  • korzystasz z usług operatora zapewniającego usługi poczty elektronicznej,
  • możesz zlecić specjalistycznej firmie archiwizację dokumentów zawierających dane osobowe.
WAŻNE! Podczas przygotowywania umowy powierzenia, zwróć uwagę, aby nie stracić kontroli nad danymi osobowymi, czyli nie dopuść do sytuacji, w której powierzone dane będą wykorzystywane w innym celu.

Podczas powierzania podmiotowi przetwarzającemu czynności przetwarzania danych osobowych, korzystaj wyłącznie z usług podmiotów przetwarzających, które posiadają odpowiednią wiedzę fachową, wiarygodność i zasoby. W szczególności, jeżeli chodzi o gwarancje wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających wymogom RODO, w tym wymogom bezpieczeństwa.

Co oznacza „prawo do bycia zapomnianym”?

Wprowadzone regulacje RODO umożliwiają każdemu, kogo dotyczą zebrane dane, nowe uprawnienie w postaci prawa do bycia zapomnianym (czyli uprawnienia do żądania usunięcia danych, które zostały zebrane na temat mojej osoby).

Oznacza to wprowadzenie faktycznie dwóch uprawnień:

  1. umożliwienia osobie, której dane dotyczą, usunięcia jej danych osobowych przez administratora danych,
  2. możliwość żądania, aby administrator danych poinformował innych administratorów danych, którym upublicznił lub przekazał dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda, by administratorzy ci usunęli wszelkie zebrane dane, łącza do tych danych lub kopie tych danych.

Prawo do bycia zapomnianym można wykonać, jeżeli spełniona jest choćby jedna z poniższych przesłanek:

  • zebrane dane osobowe nie są już niezbędne do celów, do których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • osoba, której dane dotyczą, wycofała zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych i nie istnieje inna podstawa umożliwiająca dalsze przetwarzanie jej danych;
  • osoba, której dane dotyczą, zgłosiła sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych w związku ze swoją:
    • szczególną sytuacją,
    • albo sprzeciw wobec przetwarzania danych dla celów marketingowych,
  • dane osobowe były przetwarzane „niezgodnie z prawem”;
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator danych osobowych;
  • dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego bezpośrednio dziecku (niepełnoletni).

Przykład. Firma przetwarza moje dane osobowe na podstawie złożonej przez mnie zgody na przetwarzanie danych w celu marketingowym. Wycofuję moją zgodę i korzystam z prawa do bycia zapomnianym. Firma (a dokładniej jej administrator danych osobowych) powinna zaprzestać przetwarzania moich danych osobowych i usunąć je, chyba że zachodzą szczególne przypadki ograniczające moje prawo do bycia zapomnianym.

Do obowiązków Administratora Danych Osobowych (ADO) w zakresie wykonania prawa do bycia zapomnianym należy również wspomniane wyżej poinformowanie innych administratorów danych, którym upublicznił dane osobowe, że osoba, której dane dotyczą, żąda usunięcia wszelkich łącz do tych danych, kopii danych osobowych lub ich replikacji.

UWAGA! Obowiązek poinformowania innych administratorów danych nie ma charakteru nieograniczonego i może być ograniczony przez: dostępną technologię, koszty lub konieczność ograniczenia do „rozsądnych działań” (oznacza to, że obowiązek nie ma charakteru zobowiązania co do rezultatu, a wyłącznie starannego działania).

Oznacza to, że może zaistnieć sytuacja, gdzie podmioty większe, o większych możliwościach technologicznych oraz finansowych będą zobowiązane do realizacji obowiązku poinformowania innych administratorów w szerszym zakresie, niż podmioty niewielkie, mające mniejsze zasoby technologiczne i finansowe.

Czy zawsze mogę skorzystać z „prawa do bycia zapomnianym”?

Prawo do bycia zapomnianym nie ma zastosowania, jeśli dalsze przechowywanie i przetwarzanie Twoich danych osobowych jest niezbędne:

  • do korzystania z prawa do wolności wypowiedzi i wolności informacji;
  • do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  • z uwagi na: cele zdrowotne lub interes publiczny w dziedzinie zdrowia publicznego;
  • do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, o ile prawdopodobne jest, że prawo, o którym mowa, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania;
  • do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (np. nieopłacone zamówienie w sklepie internetowym)..

Przykład 1. Zamówiłeś produkt w sklepie internetowym – otrzymałeś go, ale jeszcze za niego nie zapłaciłeś; składasz wniosek o realizację prawa do bycia zapomnianym. W tym przypadku sklep internetowy może Twoje dane nadal przetwarzać, ponieważ są niezbędne do dochodzenia roszczeń sklepu, do czasu zapłaty lub dochodzenia praw przed sądem.
Przykład 2. Zamówiłeś produkt w sklepie internetowym – zapłaciłeś za niego i otrzymałeś go; składasz wniosek o realizację prawa do bycia zapomnianym. W tym przypadku sklep internetowy może Twoje dane nadal przetwarzać, ponieważ obowiązek przetwarzania danych wynika z przepisów o rachunkowości.

Co oznacza „prawo do przenoszenia danych”?

Prawo do przenoszenia danych oznacza uprawnienia do:

  • otrzymania przez osobę, której dane dotyczą, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które osoba dostarczyła administratorowi,
  • przesłania przez osobę, której dane dotyczą, danych osobowych, które dostarczyła administratorowi, innemu administratorowi, bez przeszkód ze strony administratora danych.

Prawo do przenoszenia danych może zostać wykonane wyłącznie w sytuacjach, gdy przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z poniższymi dwoma warunkami:

  1. przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy,
  2. przetwarzanie danych odbywa się w sposób zautomatyzowany.
Prawo do przenoszenia danych obejmuje tylko dane osobowe przetwarzane przy użyciu systemów informatycznych i nie obejmuje tradycyjnych, papierowych zbiorów danych.

Format danych nadający się do odczytu maszynowego to format pliku zorganizowany tak, aby aplikacje komputerowe mogły łatwo zidentyfikować, rozpoznać i uzyskać określone dane, np.: pliki w formacie XML, JSON, CSV.

Przykład. Postanawiasz zmienić bank. Dotychczasowy bank powinien zapewnić Ci możliwość przeniesienia twoich danych do nowego banku.

Prawo do przenoszenia danych obejmuje dane osobowe dotyczące osoby, która wykonuje to prawo i które to dane ta osoba dostarczyła administratorowi. W pewnych przypadkach dane objęte prawem do przeniesienia mogą jednak obejmować także dane innych osób.

  • Czy artykuł był pomocny?
  • TAK   Nie